Политика за поверителност

1. Администратор на личните данни

Администратор на личните данни е:

2. За кого и за какво се отнася политиката

Политиката се отнася до обработването на данни при:

• посещение и използване на Proserv.bg;
• използване на клиентската система;
• изпращане на запитвания и искания за оферта;
• заявяване на платени консултации и срещи;
• подаване на сигнали и общи съобщения;
• управление и обслужване на етажни собствености;
• телефонна, електронна и присъствена комуникация;
• посещение на нашия офис.

3. Какви лични данни обработваме

В зависимост от конкретния случай можем да обработваме:

• имена и данни за представлявано юридическо лице;
• телефонен номер и имейл адрес;
• адрес на сграда, имот или самостоятелен обект;
• абонатен номер;
• информация, съдържаща се в запитване, сигнал, жалба или друга кореспонденция;
• данни, необходими за изготвяне на оферта или провеждане на консултация;
• договорни, платежни и счетоводни данни;
• данни за използването на клиентската система;
• глас и съдържание на разговор, когато разговорът се записва;
• образ и действия на посетители, заснети от видеонаблюдението в офиса;
• IP адрес и технически данни за устройството, браузъра и използването на сайта;
• информация от бисквитки и сходни технологии, когато са разрешени.

4. Цели и правни основания

Запитвания, оферти и консултации

Обработваме предоставените данни, за да отговорим на запитването, да подготвим оферта, да организираме среща или консултация и да предприемем действия преди сключването на договор.

Правното основание е предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор, изпълнение на договор или нашият легитимен интерес да осъществяваме нормална делова комуникация.

Управление на етажна собственост

Данните се обработват за изпълнение на договори, предоставяне на услуги, комуникация със собственици и обитатели, обработване на плащания, сигнали, жалби и други въпроси, свързани с управлението.

Основанията могат да бъдат изпълнение на договор, законово задължение и легитимните интереси на дружеството, етажната собственост и нейните членове.

Сигнали и съобщения

Обработваме данните, за да проверим, разгледаме и отговорим на подадения сигнал или съобщение и да предприемем необходимите действия по случая.

Плащания и счетоводство

Платежните и счетоводните данни се обработват за изпълнение на договорни и законови задължения, включително изискванията на данъчното и счетоводното законодателство.

Защита на права и законни интереси

Можем да използваме необходимите данни за предотвратяване на злоупотреби, установяване на факти, разглеждане на жалби и защита на правни претенции.

Не използваме данните за директен маркетинг без приложимо правно основание или необходимо съгласие.

5. Контактни форми и кореспонденция

Чрез сайта могат да бъдат изпращани искания за оферта, заявки за платена консултация или среща, сигнали и общи съобщения.

Данните от формите се изпращат до служебната ни електронна поща. Полетата, отбелязани като задължителни, са необходими, за да можем да обработим заявката.

Ако не предоставите необходимите данни, е възможно да не можем да отговорим или да разгледаме искането.

6. Записване на телефонни разговори

В определени случаи телефонни разговори могат да бъдат записвани за точно установяване на дадени указания, подобряване на обслужването, разглеждане на сигнали и жалби и защита при възникнал спор.

Когато разговорът ще бъде записан, лицето се уведомява преди започването на записа. Записването не се извършва постоянно и се ограничава до случаите, в които е необходимо и пропорционално.

Правното основание е легитимният интерес на дружеството да документира съществена комуникация, да осигурява качествено обслужване и да защитава своите права и правата на клиентите.

7. Видеонаблюдение

В офиса се извършва видеонаблюдение с цел сигурност, контрол на достъпа, защита на посетителите, служителите и имуществото, предотвратяване и установяване на инциденти и защита на правни претенции.

Правното основание е легитимният интерес на „Профешънъл сървиз“ ЕООД да осигурява безопасността и сигурността на офиса и намиращите се в него лица и имущество.

Камерите се разполагат така, че да не обхващат повече пространство, отколкото е необходимо. Достъп до записите имат само изрично оправомощени лица.

Записите се съхраняват за срок до 60 дни, след което се изтриват или презаписват. При инцидент, жалба, проверка или спор конкретен запис може да бъде отделен и съхраняван до окончателното приключване на случая.

8. Бисквитки и външни услуги

Сайтът използва строго необходими бисквитки за сигурност и техническо функциониране. Могат да се използват и аналитични или рекламни технологии, включително услуги на Google, когато за тях е дадено необходимото съгласие.

Подробна информация за категориите, доставчиците, целите и сроковете се съдържа в Политиката за бисквитките.

Статистика на посещенията и запитванията

След съгласие за аналитични технологии сайтът отчита преглеждания, сесии, посетени страници, вид устройство и обща категория на източника на посещението. Локалният отчет съхранява само обобщени броячи по часове, без IP адреси или постоянни идентификатори на посетители. В браузъра се използва sessionStorage запис ps_insights_last за начало на нова сесия след 30 минути неактивност. Записът се премахва при оттегляне на съгласието или затваряне на раздела.

Отделно се отчита броят успешни и неуспешни изпращания по вид контактна форма. В тази статистика не се включват имената, имейлите или съдържанието на съобщенията. Обобщените броячи се съхраняват на нашия хостинг до 5 години и са достъпни само за администраторите. Аналитичното съгласие може да се промени чрез „Настройки за бисквитки“.

9. Получатели на лични данни

Когато е необходимо и има правно основание, данни могат да бъдат предоставяни на:

• доставчици на хостинг, електронна поща, софтуер и IT поддръжка;
• доставчици на клиентската система;
• счетоводители, одитори, банки и платежни оператори;
• адвокати, консултанти и застрахователи;
• изпълнители на ремонтни, технически и други възложени услуги;
• куриерски и пощенски оператори;
• доставчици на аналитични услуги, когато е дадено съгласие;
• компетентни държавни, общински, съдебни и контролни органи.

Обработващите получават само данните, необходими за възложената дейност, и са обвързани със задължения за поверителност и сигурност.

10. Предаване на данни извън ЕИП

Някои технологични доставчици могат да обработват данни извън Европейския съюз и Европейското икономическо пространство.

Когато е приложимо, предаването се извършва въз основа на решение за адекватно ниво на защита, стандартни договорни клаузи или друг допустим механизъм съгласно Общия регламент относно защитата на данните.

11. Срокове за съхранение

• Обикновени запитвания: до 24 месеца след последната комуникация, когато не са възникнали договорни отношения.
• Клиентска и договорна кореспонденция: до 5 години след приключване на отношенията или случая.
• Правни и административни производства: до окончателното им приключване и изтичане на приложимите срокове.
• Телефонни записи: до 6 месеца, освен когато конкретен запис е необходим за жалба, спор или правна претенция.
• Видеозаписи: до 60 дни, освен при отделяне на конкретен запис във връзка с инцидент или производство.
• Счетоводни и платежни документи: за сроковете, предвидени в приложимото законодателство.
• Бисквитки: за сроковете, посочени в Политиката за бисквитките.

Данните могат да бъдат изтрити по-рано, когато вече не са необходими и няма друго основание за тяхното съхранение.

12. Вашите права

При предвидените в закона условия имате право:

• да получите информация и достъп до обработваните за Вас данни;
• да поискате коригиране на неточни или непълни данни;
• да поискате изтриване на данните;
• да поискате ограничаване на обработването;
• да получите предоставени от Вас данни в преносим формат;
• да възразите срещу обработване, основано на легитимен интерес;
• да оттеглите дадено съгласие по всяко време;
• да подадете жалба до надзорен орган.

По правило ще отговорим в срок до един месец. При сложност или голям брой искания срокът може да бъде удължен с още два месеца, за което ще бъдете своевременно уведомени.

13. Право на жалба

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни или до друг компетентен надзорен орган в Европейския съюз.

Официален сайт на КЗЛД →

Правото на жалба не ограничава възможността да потърсите защита по съдебен ред.

14. Сигурност и автоматизирани решения

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки за защита срещу неразрешен достъп, загуба, промяна, разкриване или унищожаване на лични данни.

Достъп се предоставя само на лица, които се нуждаят от него за изпълнение на служебните си задължения.

Не използваме предоставените чрез сайта данни за автоматизирано вземане на решения, което поражда правни последици или Ви засяга по сходен съществен начин.

15. Промени в политиката

Политиката може да бъде актуализирана при промяна на дейността, използваните услуги или приложимото законодателство.

Актуалната версия винаги се публикува на тази страница с посочена дата на последната промяна.